Предлагаю создать сайт "ГОРОДСКОЙ КНИГИ ЖАЛОБ" по категориям. В качестве категорий внести основные направления хозяйствования в городе, в частности коммунальные службы. И каждая категория сайта привязана к соответствующей реальной службе или сотруднику Управления. С утра на работу служащий пришел, открыл свою страницу и всё, работы вагон. С кем-то списался, созвонился - проконсультировал. А куда-то и сходить нужно. Или послать) Уверяю, это не так уж и сложно.